چگونه برای کارهایمان برنامه ریزی موفق کنیم

دوات آنلاین -زهرا متقی‌شکیب، کارشناس‌ ارشد روان شناسی در یادداشتی نوشت: برای رسیدن به موفقیت و در واقع تحقق بخشیدن به رویاها، اولین گام داشتن برنامه ‌ریزی مناسب است. بیشتر افراد تمایل زیادی به برنامه ‌ریزی و استفاده از برنامه‌های روزانه، ماهیانه و سالیانه دارند و این جای خوشحالی است اما گاهی با وجود برنامه ‌ریزی، افراد در دو حیطه اجرای برنامه یا رسیدن به اهداف مد نظر ناکام می‌شوند. این‌که چه عواملی در برنامه ‌ریزی موجب شکست آن یا تاثیر نداشتن به سزای برنامه بر روند کارهاست، به صورت خلاصه در این نوشتار بیان می‌شود.

مکتوب ‌نکردن برنامه‌ ریزی

بسیاری از افراد برنامه ‌ریزی خود را مکتوب نمی‌کنند و تصور می‌کنند همین که در ذهن‌شان باشد که چه کارهایی می‌خواهند انجام بدهند، کافی است. در صورتی که طبق تحقیقات متعدد روان‌شناسان، ثابت شده افرادی که برنامه‌های خود را می‌نویسند، 40 درصد به انجام آن‌ها نزدیک‌تر هستند چراکه انرژی روانی شما به جای این که صرف یاد سپاری برنامه‌تان شود، صرف عمل به آن خواهد شد. نوشتن برنامه برای انجام کارهای مهم کاری بسیار حرفه‌ای است که نیازمند آموزش‌های مناسب است اما در قدم اول، استفاده از چک لیست برای این‌که بدانید چه کارهایی باید انجام شود و چطور، پیشنهاد می‌شود . چک لیست‌ها می‌تواند در 3 حالت چک لیست روزانه، ماهیانه و سالیانه نوشته شوند.

برنامه ‌ریزی ساعتی

در گذشته بیان می‌شد که برای برنامه ‌ریزی، بهتر است تمام کارهای خود را ساعت‌به‌ساعت بنویسیم و بدانیم دقیقاً در هر دقیقه روز چه کاری می‌خواهیم انجام دهیم. به طور مثال: ساعت 7 صبحانه، ساعت 8 مطالعه، ساعت 9 تماشای تلویزیون و ...   تکنیک برنامه ‌ریزی ساعتی از بزرگ ترین اشتباهات در فرایند برنامه ‌ریزی است زیرا علاوه بر این که اضطراب زیادی را به شما وارد می‌کند، در دراز مدت انگیزه کافی برای اجرای برنامه را از شما می‌گیرد. بهترین نوع برنامه ‌ریزی، برنامه ‌ریزی شناور است. مثلا شنبه، مطالعه 20 صفحه از کتاب فلان.

این شیوه برنامه ‌ریزی این امکان را فراهم می‌کند که شما در ساعاتی که از لحاظ روحی آمادگی بیشتری دارید، مطالعه خود را شروع کنید و بازدهی بهتری داشته باشید و علاوه بر آن اگر به هر دلیلی امکان عملی‌شدن برنامه در یک روز مشخص وجود نداشت، امکان جبران آن در روز های بعد وجود دارد و این امر به کاهش اضطراب شما به ویژه در برنامه ‌ریزی‌های تحصیلی کمک خواهد کرد.

روان شناسی: چگونه به هدف هایمان در زندگی برسیم

در نظر نگرفتن واقعیت‌ها

سعی کنید با توجه به ویژگی‌های شخصی خودتان طوری برنامه ‌ریزی کنید که به انجام همه آن‌ها برسید و مفیدترین کارها را انجام دهید. اگر در برنامه خود کارهایی بنویسید که نتوانید یا وقت نکنید آن‌ها را انجام دهید، بعد از مدتی انرژی و انگیزه شما برای این کار کم می‌شود و دیگر امیدی به برنامه ‌ریزی نخواهید داشت. اهدافی را که واقع‌گرایانه باشند و با تیپ شخصیتی شما و توانایی و استعداد شما مطابقت داشته باشند، تعیین کنید.

بپذیرید که همه ممکن است اشتباه کنند یا گاهی کارها طبق برنامه پیش نمی‌رود. برای حوادث پیش‌بینی نشده آمادگی پیدا کنید. بپذیرید اگر به هر دلیلی نتوانستید بخشی از کارهای برنامه ‌ریزی روزانه خود را انجام دهید، از انجام سایر کارهای خود هم منصرف نشوید. دقت کنید که به هیچ‌وجه این اشتباه را مرتکب نشوید و در واقع انجام‌ندادن یک کار، به معنای انجام ندادن دیگر برنامه‌ها نیست.

بیشتر بخوانید: چه کار کنیم خوش شانس شویم

نداشتن اولویت‌بندی مناسب

بهترین راه اولویت‌بندی، شیوه‌ای است که به نام «ماتریس آیزنهاور» مشهور است. به این ترتیب که ما باید کارهای خود را طبق 4 اولویت، دسته‌بندی کنیم: مهم و فوری، مهم و غیر فوری، غیر مهم و فوری، غیر مهم و غیر فوری.

نداشتن جرئت‌مندی

بسیاری از اوقات دیده شده که افراد برنامه خوبی هم برای خود تهیه می‌کنند و طبق اصول هم پیش می‌روند اما یک پیشنهاد یا خواهش دیگران از آن‌ها و نداشتن توانایی نه گفتن‌شان، باعث می‌شود نتوانند آن را پیش ببرند و به اجبار، تن به خواسته‌های دیگران بدهند.

اگر شما هم جزو این دسته از افراد هستید و می‌خواهید قدرت نه گفتن را در وجود خودتان تقویت کنید، جرئت‌ورزی توانایی بیان احساسات است با رعایت ادب دو طرف و حقوق دو طرف. بدانید که نه گفتن، بی‌احترامی به دیگران نیست. دلیل خود را برای نه گفتن به طرف مقابل توضیح دهید. قبول کنید که شما نمی‌توانید چند کار را با هم انجام دهید.

نداشتن انگیزه‌های بیرونی و درونی

نقش انگیزه‌های درونی و بیرونی در موفقیت برنامه ‌ریزی بسیار پر رنگ است. برای این که در شروع کردن یا تداوم انجام برنامه‌ها با تنبلی و کاهلی مواجه نشوید، برای خودتان پاداش در نظر بگیرید. به عواقب کار خود فکر کنید. اهداف بزرگ و مناسبی برای خود تعیین کنید. درمان تنبلی را از کارهای کوچک شروع کنید. طبق قانون «یک دقیقه»، هرکاری را که زمانی معادل یک دقیقه برای انجام دادن نیاز دارد همین الان انجام دهید.

بدانید: چرا شکست میخوریم

مدیریت نکردن عوامل حواس‌پرتی

ایمیل‌ها، چت‌ها‌، صحبت‌ها و شبکه‌های اجتماعی، تماس‌های تلفنی و ... همه‌ این‌ها مانعی برای انجام درست و به موقع برنامه ‌ریزی‌های ما می‌شوند. اگر می‌خواهید کنترل روزتان را در دست بگیرید و نهایت تلاش‌تان را بکنید، دانستن چگونگی به حداقل رساندن حواس پرتی‌ها و مدیریت وقفه‌ها، خیلی مهم است. کار کردن در محیط با سر و صدای زیاد، نور نامناسب و مزاحمت‌‌های فراوان، یعنی از دست دادن زمان و انرژی حین انجام کار و در نتیجه یعنی کارایی کمتر.

ارزیابی نکردن برنامه ‌ریزی‌ها

در پایان هر روز، هر ماه و به فواصل مناسب چک‌لیست برنامه‌ها را   ارزیابی کنید. این کار کمک می‌کند نقاط ضعف و قوت خود را دربرنامه ‌ریزی بررسی و در رفع آن اقدام کنید. در نهایت گاهی اوقات با وجود برنامه ‌ریزی دقیق و اجرای منظم، موانع بیرونی موجب محقق نشدن اهداف شما می‌شود، بپذیریم که گاهی شرایطی پیش می‌آید که کنترلش در حیطه اختیار ما نیست و این مسائل نباید ما را نسبت به انجام برنامه‌مان مایوس کند.