برای استفاده بهینه از زمان به چه چیزهایی نیاز داریم

دوات آنلاین -مدیریت زمان به ویژه در زندگی امروزی اهمیت بسیاری دارد. باید بدانیم چگونه بهترین استفاده را از وقت خود بکنیم و چطور می توانیم زمان را به سود خود مدیریت کنیم.

 

اولویت بندی کارها

مهمترین چیزی که برای استفاده بهتر از زمان نیاز داریم اولویت‌بندی کارها است که در این خصوص  باید به سه گزینه زیر توجه داشته باشیمداشته باشیم:

بعضی از کارهایمان که هم مهم و هم فوری هستند، اولویت بالایی دارند.

آن دسته از کارهایمان که یا مهم یا فوری هستند، اولویت متوسطی دارند.

برخی از کارهایمان که نه مهم و نه فوری‌اند، اولویت اندکی دارند.

 

نه گفتن به وقت ضروت

خیلی اوقات پیش می‌آید که اطرافیان ما، درخواست‌های مختلفی از ما دارند. اگر حجم این درخواست‌ها آن‌قدر زیاد است که از کارهای ضروری خودتان عقب می‌افتید، خیلی ساده به درخواست آن‌ها نه بگویید.

 

مشکل جایی شروع می‌شود که سعی می‌کنیم به هیچ درخواستی دست رد نزنیم تا کسی از ما ناراحت نشود. در این صورت به سادگی ممکن است از اولویت‌های خودمان عقب بیفتیم.

 

در چنین شرایطی اگر قرار باشد مدام به کارهای بقیه رسیدگی کنید، زمان انجام کارها و مسئولیت‌های خودتان مرتب به تعویق می‌افتد و کار خودتان سخت‌تر می‌شود.

 

بیشتر بخوانید: چرا خودمان را دست کم می گیریم

 

پس اگر دعوت یا درخواستی از شما شد که با اولویت‌های شما سازگار نبود خیلی راحت و مؤدبانه آن درخواست یا دعوت را رد کنید یا این که صبر کنید و موضوع را بیشتر بررسی کنید. لزوما لازم نیست همه درخواست‌ها را خیلی سریع رد یا قبول کنید.

 

گاهی زمان بخرید و اولویت‌هایتان را بررسی کنید تا بتوانید بهترین تصمیم را بگیرید.

زیرنظر گرفتن فعالیت ها برای مدیریت زمان

وقتی آمار چیزی را داشته باشید، راحت‌تر می‌توانید مدیریتش کنید. این موضوع در مورد مسائل قابل اندازه‌گیری مثل پول و وقت بسیار کاربردی و صحیح است.

 

اگر می‌خواهید زمانتان را مدیریت کنید، اول باید ببینید آن را خرج چه مواردی می‌کنید؟ بزرگ‌ترین دلیلی که باعث می‌شود از وقتمان استفاده بهینه نکنیم، این است که اصلا نمی‌دانیم آن را کجاها داریم تلف می‌کنیم!

 

خیلی وقت‌ها فکر می‌کنیم کلی کار انجام داده‌ایم، اما حقیقت این است که اگر یک ذره‌بین دستمان بگیریم و مقدار زمانی که صرف هر کار می‌کنیم را کنترل کنیم، می‌بینیم که درصد قابل توجهی از این زمان دارد جاهایی تلف می‌شود که نباید بشود.

 

وقتی زمانی که صرف می‌کنید را زیر ذره‌بین می‌گیرید، دقیق‌تر می‌توانید مدیریتش کنید. فعالیت‌های بی مورد که وقت زیادی هم از شما می‌گیرد را شناسایی کنید و یا حذفشان کنید یا به مرور از زمانی که به آن‌ها اختصاص می‌دهید کم کنید.

 

برای فردا برنامه ریزی کنید

وقتی بدون برنامه‌ ریزی قبلی یک روز را شروع می‌کنید، درست مثل یک کشتی که بدون مقصدی مشخص در آب حرکت می‌کند، بی‌هدف و بی مسیر خواهید بود.

 

روانشناسی: چه کار کنیم خوش شانس شویم

 

در این صورت اجازه داده‌اید که وزش باد برای مقصدِ شما تصمیم بگیرد و تضمین می‌کنم که زمان زیادی را از دست خواهید داد. این با اصول بهره‌وری و افزایش عملکرد در تضاد است.

 

مطمئنا هر روز به محض این که از خواب بیدار می‌شوید گوشی شما پر است از پیام‌های نخوانده تلگرام و پست‌های جدید اینستاگرام و ایمیل‌های چک نشده از شب قبل و در صورتی که بخواهید همه این‌ها را یکجا چک کنید، معلوم نیست این چرخه شما را تا کجای روز درگیر خواهد کرد.

 

اما اگر از شب قبل برای فردایتان زمان‌بندی کرده باشید حتماً مدیریت بهتری روی این موضوع خواهید داشت و اجازه نخواهید داد هر صدای نوتیفیکیشنی شما را از اولویت‌های آن روزتان دور کند.

 

تعیین زمان مشخص برای هر کار

داشتن یک زمان روتین و یک بازه زمانی تکرارشونده در طول روز برای انجام کارهای مشخص، ایدهٔ خیلی خوبی است.

 

مثلا مدتی بود که من بعد از ناهار و استراحت و از ساعت ۳ به بعد (تا حدود عصر) را فقط به کتاب خواندن اختصاص داده بودم. این کار باعث شده بود تمرکزم از حالت عادی بیشتر شود و انگار ذهنم شرطی شده بود که در آن بازه زمانی، من باید کتاب بخوانم.

 

فرقی ندارد چه زمانی را به چه کاری اختصاص می‌دهید. این بستگی به خودتان دارد. اما اگر در طول روز کارهای ثابت و مشخصی را انجام می‌دهید، سعی کنید این کارها به صورت روتین در ساعات مشخصی از شبانه‌روز انجام شوند.

 

مهارت خودتان را بسنجید

موقع انجام کارهای مختلف، مهارت و پایداری خودتان را ارزیابی کنید. معمولا یک حد بهینه و طلایی برای عملکرد هر کس وجود دارد. سعی کنید آن حد بهینه را برای خودتان پیدا کنید.

 

مثلا من فهمیده‌ام که در هر ساعت می‌توانم حدود ۲۰ صفحه کتاب بخوانم. من نقطه بهینه و طلایی خودم را پیدا کرده‌ام. اگر در یک ساعت تعداد صفحات کمتری بخوانم یعنی وقتم را تلف کرده‌ام، اگر تعداد صفحات بیشتری را بخوانم یعنی بدون دقت کافی و خیلی سریع مطالعه کرده‌ام.

 

این برای من یک معیار شده است. برای هر کاری، نقطه بهینه و طلایی خودتان را پیدا کنید  مهم این است که در همان بازهٔ طلایی باقی بمانید. بهره‌وری شما زمانی اتفاق می‌افتد که در محدوده نقطه طلایی خودتان باشید.

برای استفاده بهتر از زمان، لفت بدهید

هر چیز اضافه یعنی اتلاف وقت. اگر لیست کانال‌های تلگرامتان زیاد شده است، از آن‌ها لفت دهید و بیرون بیایید. اگر ایمیل‌های اسپم اینباکس شما را اشغال کرده است، آن‌ها را لغو اشتراک  کنید، اگر کمد لباستان پر است، آن را خالی کنید، میز کار، اتاق و ... هم همینطور.

 

حتما بخوانید: چه کار کنیم که زندگی‌مان بهتر شود

 

اضافه‌ها را دور بریزید تا متمرکزتر شوید. خلوت بودن فضای بهتری برای تمرکز کردن ایجاد می‌کند و وقتی روی کارتان متمرکز باشید، عملکردتان به طرز فوق‌العاده‌ای بهتر خواهد شد.

 

لازم نیست همه کارها را خودتان انجام بدهید

در هر جایگاه و سمتی که باشید می‌توانید انجام بخشی از کارها را به دیگران واگذار کنید. در مجموع سعی کنید کارهایی که جنبه عمومی‌تر دارند را به همکاری و مشارکت دیگران انجام دهید. مثلا در خانواده یا محل کار حتماً می‌توانید بخشی از کارها را به دیگران واگذار کنید و بخواهید در انجام دادن کارها به شما کمک کنند تا وقت آزادتان بیشتر شود.

 

البته طبیعتا این مدل کارها باید جنبه عمومی داشته باشد تا تقسیم‌ کار در مورد آن معنا پیدا کند. در غیر این صورت چندان خوشایند نیست که انجام کارهای شخصی خودتان را به دیگران واگذار کنید!

 

نگاهی به لیست کارهایی که باید انجام بشوند بیندازید و ببینید کدام مسئولیت را می‌توان به دیگران واگذار کرد.

 

تاثیر شبکه های اجتماعی بر مدیریت زمان

ورود به شبکه‌های اجتماعی مثل وارد شدن به یک هزارتو است. شاید وارد شدن به آن دست خودتان باشد اما خارج شدن از آن دست شما نیست!

 

گذشته از این شوخی، کم نیست زمان‌هایی که به چک کردن تلگرام و اینستاگرام و ... اختصاص می‌دهیم و گذر زمان از دستمان در می‌رود.

 

هر چقدر زمان کم‌تری را به چک کردن شبکه‌های اجتماعی و پیام رسان‌ها اختصاص دهید زمان بیشتری برای انجام کارهای مفید‌تر خواهید داشت.

 

من یک جمله دارم که وقتی به آن فکر می‌کنم خیلی انگیزه می‌گیرم و از طرفی به من کمک می‌کند زمان کمتری را در شبکه‌های اجتماعی تلف کنم. آن جمله این است: «وقتی همه دارند در تلگرام وقت تلف می‌کنند، تو یک کار مفید انجام بده!»

 

البته می‌توانید در روز، زمان یا زمان‌های مشخص و محدودی را برای چک کردن شبکه‌های اجتماعی‌تان اختصاص دهید. اما کلید همین است: استفاده از شبکه‌های اجتماعی را «محدود» کنید.

 

در واقع راندمان شما نسبت معکوسی دارد با مقدار زمانی که در شبکه‌های اجتماعی می‌گذرانید.

 

زود بیدار شوید

صبح‌ها قبل از این که مشغول انجام کارهای روزمره شوید، اندکی تامل کنید و در یک جای آرام و در وضعیت بدنی مناسب قرار بگیرید و فقط تمرکز کنید. افکارتان را آرام کنید و رفته رفته خودتان را از نظر ذهنی برای انجام مسئولیت‌ها و کارهایی که قرار است انجام دهید آماده کنید.

 

همین کار ساده اگر به صورت آیین یا روتین در بیاید در بلند مدت اثرات باورنکردنی روی ذهن و عملکرد شما خواهد داشت.

 

خوب بخوابید

نمی‌شود در مورد افزایش عملکرد و راهکارهای آن حرف زد ولی در مورد کیفیت خواب و ساعت خواب چیزی نگفت.

 

ما در این مقاله قصد ورود به این موضوع را نداریم اما نکته‌ای که می‌خواهیم روی آن تاکید کنیم این است که شاید خیلی مهم نباشد که شب‌ها کی می‌خوابید و روزها چه ساعتی بیدار می‌شود.

 

حتی شاید این هم در شروع کار آن‌قدر مهم نباشد که چند ساعت در روز می‌خوابید، بلکه مسئله‌ای که بسیار مهم‌تر است این است که در ساعت‌هایی که بیدارید چقدر موثر و با کیفیت کار می‌کنید؟

 

منابع: فرادید – فرصت امروز

12jav.net